一、問題的提出
        為了做好備件物資定額與計(jì)劃管理，需要對備件進(jìn)行編碼。由于備件編碼沒有統(tǒng)一的國家編碼標(biāo)準(zhǔn)，所以在備件管理中，對備件進(jìn)行編碼有很多方法。在過去的紙筆管理模式下，由于管理及信息處理手段的落后，備件編碼也許不顯得特別重要，也正是由于沒有一個(gè)有效的備件編碼，才使得備件管理工作處于被動(dòng)狀態(tài)。計(jì)算機(jī)的應(yīng)用為我們擺脫這種停滯不前的管理狀態(tài)創(chuàng)造了條件，但在使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理時(shí)，對備件進(jìn)行編碼將是必做的一件事。
        二、備件編碼的目的及要求
        在對備件進(jìn)行編碼之前，首先要明確備件編碼的目的，只需滿足編碼目的，切不可給備件編冗余碼。曾有單位花了大量的人力和時(shí)間對設(shè)備備件按照備件所在使用部位逐一進(jìn)行清點(diǎn)編碼，可后來在備件管理中，不但沒有體會(huì)到備件編碼給管理帶來的優(yōu)越性，反而大大增加了管理負(fù)擔(dān)和管理的復(fù)雜性，最后不得不被迫放棄了備件編碼。他們的備件編碼工作之所以失敗，就是因?yàn)榫幋a目的不清。把為了做好備件計(jì)劃管理的品種編碼與備件所在使用部位的位置編碼及其為了標(biāo)識(shí)每個(gè)備件實(shí)物身分的備件標(biāo)識(shí)碼混為一談，其結(jié)果由于通用備件的相互替代和報(bào)廢更新而使得備件計(jì)劃管理和備件實(shí)物跟蹤管理都達(dá)不到管理目的。
        我廠為了做好備件實(shí)物跟蹤管理，在辦理備件入庫驗(yàn)收手續(xù)時(shí)，計(jì)算機(jī)按照某種原則自動(dòng)產(chǎn)生備件入庫批號(hào)（我們以此來作為跟蹤備件的備件標(biāo)識(shí)碼）。筆者現(xiàn)著重向讀者介紹的是為了做好備件定額與計(jì)劃管理，針對不同品種的備件如何進(jìn)行備件編碼。
        由于不同備件具有相同的名字，比如名為“繼電器”的備件，其中又分為好多種不同型號(hào)，為了區(qū)分不同品種的備件，就有必要對備件進(jìn)行品種編碼。在備件計(jì)劃與定額管理中，計(jì)算機(jī)從備件定額、計(jì)劃、合同管理到入庫、保管、出庫直至現(xiàn)場使用情況的一系列管理環(huán)節(jié)中，備件的統(tǒng)計(jì)、聯(lián)系與區(qū)分都離不開精確的備件編碼。沒有備件編碼就很難實(shí)現(xiàn)自動(dòng)編制訂貨計(jì)劃，也很難實(shí)現(xiàn)備件超欠儲(chǔ)報(bào)警。由此可見備件編碼的主要目的是為了區(qū)分不同品種的備件，這就要求備件編碼具有唯一性，也就是說不同品種的備件具有不同的編碼。其次在使用備件編碼對數(shù)據(jù)庫臺(tái)賬進(jìn)行查詢時(shí)，備件編碼起著人機(jī)對話的橋梁作用，為了便于人們掌握使用及促進(jìn)信息流通，備件編碼也應(yīng)有較好的可理解性。
        三、音型碼簡介
        任何標(biāo)準(zhǔn)備件都有名字和型號(hào)或規(guī)格，而且很難找到具有相同備件名稱又有相同型號(hào)的不同備件。根據(jù)這一特點(diǎn)及備件編碼的唯一性和可理解性要求，我們可以“備件名稱、備件型號(hào)”
        作為備件編號(hào)。考慮到漢字書寫錄入比較煩瑣及提高計(jì)算機(jī)處理效率等因素，可以取備件名稱的每個(gè)漢字的拼音字頭來替代對應(yīng)的漢字，雖然存在著不同漢字具有相同的拼音字頭，但是幾個(gè)拼音字頭與其備件型號(hào)排列在一起，其重碼概率幾乎是零。當(dāng)然從邏輯上講，計(jì)算機(jī)將能夠發(fā)現(xiàn)重碼，并提示編碼人員在原碼末尾增加一個(gè)區(qū)別碼，從而保證備件編碼的唯一性要求，限制重碼情況的發(fā)生。因此我們規(guī)定備件編碼原則為：以“備件名稱的每個(gè)漢字的拼音字頭/備件型號(hào)或規(guī)格”作為標(biāo)準(zhǔn)備件的備件編碼，其中“/”為分割符。對于非標(biāo)準(zhǔn)備件，以“備件名稱的每個(gè)漢字的拼音字頭/備件所在設(shè)備部位的拼音代碼、設(shè)備型號(hào)或規(guī)格”作為非標(biāo)準(zhǔn)備件的備件編碼，若設(shè)備沒有型號(hào)或規(guī)格，則可以將其忽略。筆者將這種備件編碼方法稱為“拼音型號(hào)”編碼法。將以拼音型號(hào)編碼法所編寫的備件編碼稱為“音型編碼”，簡稱“音型碼”。
        音型碼的突出優(yōu)點(diǎn)是便于理解和編寫，便于記憶和使用，便于推廣和交流。另外由于音型碼不對編碼長度進(jìn)行限制，從而擴(kuò)大了編碼規(guī)則的應(yīng)用范圍，可以說適用于任何企業(yè)。其實(shí)音型碼之所以有這樣突出的優(yōu)點(diǎn)，是因?yàn)檫@種編碼規(guī)則是建立在漢語拼音和備件型號(hào)編寫規(guī)則的基礎(chǔ)之上。備件型號(hào)是在采購和使用備件時(shí)所必須明確的，在對該備件進(jìn)行編碼時(shí)只做到準(zhǔn)確引用即可。對于使用備件編碼進(jìn)行備件查詢者來說，則不需準(zhǔn)確記住某種備件的完整編碼，只要記住其編碼的前若干位代號(hào)即可檢索到所查詢備件，這是因?yàn)橛?jì)算機(jī)采取的是模糊查詢策略，即查詢時(shí)計(jì)算機(jī)從左至右依次取符合編碼要求的備件集合顯示于屏幕，查詢者可以一邊看所顯示的備件，一邊接著輸入后續(xù)代碼，從而不斷縮小查詢范圍，直到獲得唯一備件信息（若有必要的話）。例如：我們要在電器臺(tái)賬中檢索某型號(hào)繼電器的有關(guān)信息，輸入J則顯示有關(guān)繼電器、接近開關(guān)、接觸器、接點(diǎn)架、計(jì)算機(jī)主板等備件編號(hào)以J字母打頭的全部備件信息，接著再輸一個(gè)D則查詢范圍縮小到繼電器、接點(diǎn)架等備件編號(hào)以JD打頭的備件范圍之內(nèi)，再進(jìn)一步輸入Q則所查到的信息也許只有繼電器等少數(shù)備件編號(hào)以JDQ打頭的備件了，接下來可以再將繼電器型號(hào)從左到右依次輸入，多數(shù)情況下沒等到全部輸完型號(hào)，所需備件就已顯示在屏幕上了。
        四、在備件編碼時(shí)應(yīng)注意的幾個(gè)問題
        1.備件名稱應(yīng)取其備件生產(chǎn)廠所命名的或理論上確定的或公認(rèn)的、通用的備件名稱，但不能出現(xiàn)一個(gè)備件兩個(gè)名稱的現(xiàn)象。
        2.備件型號(hào)應(yīng)嚴(yán)格錄入備件制造廠給定的完整型號(hào)或規(guī)格，不能棄舍部分標(biāo)識(shí)符。
        3.音型碼主要解決了標(biāo)準(zhǔn)件的編碼問題，對于非標(biāo)準(zhǔn)件的編碼相對自由度較大，但在編碼時(shí)盡量不使用數(shù)字編碼，因?yàn)槟吃O(shè)備管理個(gè)位置的某個(gè)數(shù)字代表什么意義不但有限，而且需要有專門的編碼手冊來說明，記憶量太大，從而影響到編碼的可理解性，妨礙備件編碼的使用和普及。
        4.為了有效檢索利用歷史數(shù)據(jù)，備件編碼應(yīng)有穩(wěn)定性，而備件分類有可能隨著時(shí)間或地域的不同而發(fā)生變化，所以備件的類別可用單獨(dú)字段來記錄，沒必要在備件編碼中得到體現(xiàn)。
        5.音型碼屬于備件品種編碼，而不是備件實(shí)物編碼，在備件入庫、保管和出庫跟蹤等備件實(shí)物管理階段除了備件編號(hào)可作為備件查詢或統(tǒng)計(jì)的編碼外，還要將備件入庫批號(hào)作為備件實(shí)物跟蹤編碼。
        五、音型碼的應(yīng)用情況及長遠(yuǎn)意義
        我廠是由定額管理員來負(fù)責(zé)錄入備件名稱和型號(hào)等數(shù)據(jù)，審核無誤后由計(jì)算機(jī)根據(jù)音型碼規(guī)則自動(dòng)生成備件編碼，完全實(shí)現(xiàn)了備件編碼自動(dòng)化，從而大大減輕了人工編碼難度和編碼工作量，提高了編碼效率和編碼質(zhì)量。
        在我們開發(fā)的“計(jì)算機(jī)備品配件動(dòng)態(tài)管理軟件”系統(tǒng)中，對備件編碼規(guī)則不作統(tǒng)一規(guī)定，備件編碼的長度也不加限制，可由軟件使用單位根據(jù)自己的需要設(shè)計(jì)自己的備件編碼。在此向讀者推薦音型碼是因?yàn)橐粜痛a具有規(guī)則簡單、好記好用，容易被大家接受等突出優(yōu)點(diǎn)。另外對于集團(tuán)公司下屬各子公司可以分工編寫本單位的備件編碼，不受時(shí)間和地域限制，然后合并到集團(tuán)公司的總數(shù)據(jù)庫中，從而可以大大縮短集團(tuán)公司的建庫工作。筆者認(rèn)為音型碼不但在我廠得到成功的應(yīng)用而且它還具有很好的普及和發(fā)展前景。